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現在、当社にはＰＫＳ(＝ピンポイント強化セッション)という制度があります。
内容としては、ピンポイントのスキル取得に限定し、高めていくコーチングセッションでして、
自薦他薦問わずリクエストがあった場合に人事本部(趙)が応えていくというものです。
今は、苦手な部分・克服しなければいけない部分の改善に使用することが多いので、
いずれは長所を伸ばす訓練にも活用していきたい、と思っていますが、
昨年を振り返るとコミュニケーションに関わるテーマが非常に多かったと感じています。
例えば、商談中のフリートークの進め方、伝わる相談の仕方、噛み合ってるようで噛み合っていない会話に気付く方法、不安が残らない会話をする方法、
指導しつつ相手から意見を出させるコミュニケーションの仕方、など日常の相談まで思い出すとキリがないですが
ここで気付く点としては、ほぼ全員がプライべートにおいて大きな挫折もなく、自分がコミュニケーションに課題があるとは思っていなかったということです。
仕事を進めていく中で徐々に見えてきた課題であり、能力を上げよう、成長しようと考えると本当に多くの人が「コミュニケーション」に課題を感じ始めることがよく分かります。
事務的なことも疎かにするな、仕事の細部にまで気を抜くなということはよく聞きますよね。
実際にPKSの訓練では、ほんの些細なことを意識するだけで結果が変わっていくことが大いにありました。
全く知らなかった真新しいテクニックではなく、既に知っているノウハウを日々の業務に忙殺されずに徹底的に意識できるか、想像し応用できるかの違いです。
そこで、コミュニケーションが上手いってどういうことなのか、と振り返ると
自分自身や物事に対し、常に問いかけられるか、ということだと思います。
「これでいいのだろうか」と常に考え、細かいところに気を配りながら進めていく。
こういう発信で誤解なく伝わるだろうか、と気にかけながら会話をすると、元々のミスコミュニケーションが減るのはもちろん、誤解が生まれてもいち早く察知できるようになりますので、即修正ができ、非常に丁寧な印象をもってもらえるはずです。
自分の受け取り方は合っているだろうか、この解でいいのだろうか、と考えるので、様々な視点を熟慮した会話がなされ、互いの結論に厚みがでます。
また、気にかけながら話をすると表情にもその意識が表れますので、総じて立ち振る舞い全般に気を配っているということになります。
自分の伝えたいことをしっかり伝える、相手の伝えていることを正確に聞く、そのために、細部を気にかける。
自分がこだわる「気にかけポイント」みたいなものをいくつか見つけていく感覚だと思います。
新型コロナの影響により、リモートワークなどが増え、より個性や知性・人間的なコミュニケーションが重要視されるようになってきています。
今は気にならなくても、関わる人や関わる仕事、外部の環境が変わるとふと立ち止まることがあるかもしれません。
その際には、どれだけ細かいところに気を配りながら相手と話せるかでコミュニケーションは変わる、ということを一度心に留めて取り組んでみてはいかがでしょうか。
社外のお客さんにはもちろんですが、社内の上司部下同僚と話すときにも、コミュニケーションはとても重要となってきます。
そのため、業務を円滑に進めれる、いわば「デキるビジネスパーソン」と言われるためには、コミュニケーションスキルが非常に重要になってきます。
しかし私は、このコミュニケーションという点において、苦手としておりました（というより、今もまだ改善の途中です）。
今回は、そんな私がコミュニケーション能力をあげるために指導されたこと、現在も取り組んでいることなどをまとめられたらと思います。
①相手の反応をイメージし、ポジティブに進みそうと予想できてから話し始める
例えば相手からなにかを質問されたとき、回答できる内容は1つだけではないことなどは、よくあると思います。
そういったときに、一番最初に思いついた言葉をそのまま話してしまうのと、一呼吸の間をおいて、選択肢の中から選んで話すのとでは、相手に持たれる印象は大きく異なります。
きちんと回答内容を選んで話せば、ネガティブな情報を伝えるときにも相手からの印象を損なうことなく進められることも多いですし、逆にポジティブな情報を伝えるときにも、思いついたままに伝えるのでは要点を捉えられず、効果も半減してしまいます。
そのため、なにかを話す前には、相手の反応を予測してから話すのが重要です。
②結論から話す
様々なコミュニケーション指南の本でもよく書かれていることですが、結論から話すのと話さないのとでは相手の印象は大きく異なります。
結論から話すことにより、相手は今行われている説明がなんの背景を説明していることなのかを理解できますので、内容と結論を紐付けて考えられます。
しかし、結論がないまま進んでしまっている話はその紐付けがされませんので、重要な内容を話した際にもいまいちピンと来なく、結果として繰り返しの説明やまとめが必要になってしまいます。
つまり、結論から話すことは、相手も理解しやすく、またシンプルで時間のかからない説明を行うことにも繋がります。
③相手の質問に対して正確に答える
当たり前ですが、相手からの質問に対してはきちんと答えなければいけません。
ですが、意外とその点が疎かになってしまっているケースはよくあります。
例としては、相手からの質問に答えるために、前提の内容を伝えたほうがわかりやすいときなどに、まずは説明をしてしまい、その流れで横道に逸れ相手の質問に対して回答できていなかった、などです。
また、相手の質問を深読みしてしまい、求められている質問とは違う解釈をしてしまうこともあります。
心当たりがある方は、相手の質問に対してはそのまま答えることと、前述の結論から話すことを意識すると、ズレなく進められると思います。
④枕詞をうまく使い、正確な情報を伝える
ときには「これは伝えても大丈夫なのだろうか」と思うようなことを伝えなければいけないときもあるかと思います。
そういったときには、枕詞をうまく使うことにより相手に与える印象をや柔らかくすることを意識する必要があります。
例えば相手が勘違いをしてしまっているとき、そのまま勘違いを指摘してしまうのではなく、念の為の確認なのですが…といった枕詞をつけることで、相手に不快な思いをさせずに伝えられたり、などです。
伝えにくいことを避けることは問題解決には繋がりませんので、うまく枕詞を活用することが、円滑なコミュニケーションには重要となります。
以上、上記4点が私の取り組んでいるコミュニケーションで意識することでした。
社内を見ていても、最近伸びてきたなと感じるようなメンバーなどは、皆上記の内容がうまく行えているように感じます。
コミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひ試してみてください。
「分かった(理解した)」と「(実際に)出来る」は違う。これはよく聞く言葉です。
「分かる」を「出来る」にするために私が心得ていることは何だろうと思い返してみました。
例えば上司からアドバイスを受けた際、大抵の人は自分の頭の中で(うんうん確かに…)などと順を追って解釈しながら返事をすると思います。そして、こういう会話では最終的に「分かりました」と意思表明をしなければ話は延々と続いてしまいますので、この「分かった」が出てくることはやり取りとしてごく自然な流れで、つまりはその内容について特に気にせずにするっと終わってしまいがちだと思います。
その際、「分かりました」を受け取った上司は、私自身何度も経験していることですが、『分かったと言ってるということは次回からアドバイスしたところをちゃんと改善するんだな』と行動が変わると解釈したり、次にもし同じ指摘をすることがあれば「こないだ分かったって言ってたのに伝わってないのか」とガッカリしたりするものです。
つまり、部下は流れ上、「わかった」と深く考えずに言っているのに対し、上司はしっかりと受け止めてしまっているということです。
これは私自身今もなお持ち続けてる課題で、私は中間管理職として上司側、部下側のどちらの立場でもこの課題を経験しています。
私が上司側の場合は、部下の発言がどのような意識で発せられているかを注意しながらやり取りをすれば良いのですが、自分が部下側の場合は上司の指導、指示をきちんと形にしないといけませんのでより注意が必要です。
その際、私が行うことが3点あります。
1.アドバイスを貰った内容に対し、上司は何を見てそう思ったのかなど深堀りし、自分の意図が間違って伝わっていると思ったらきちんとそれも伝える。
2.口頭でも文字でも良いので、今までの行動とアドバイスを取り入れた次の行動とを対比して示すことで『出来ていなかった』という事実を受け入れる
3.受け入れたら、同じく口頭でも文字でも良いので次の新たなアクションを思い描き、「このようにします」と上司に宣言する。
重要なのは、『今は出来ていないという事実』受け入れて、正確に現状把握することです。
とりあえず言ってることは理解したので分かった。と言うのはただの自己評価、自信過剰にすぎず、この自己評価と上司視点の差を埋める作業を行うか行わないかで次のステージに進めるかが決まると言っても過言ではないと考えています。
この差に開きがあればあるほど、正直ショックが大きい時もあります(笑)
ですが、紛れもない事実なのでどうしようもないですし、ショックの後は必ず、差に開きがあるということは伸びしろも大きいと考えることが大事だと思います。
日々業務を行っていて、より良い結果を出すためにまずは何をすればよいのかについて
改めて考えてみました。
まずは取り組む姿勢だと思います。
自分でコントロール出来る行動に責任を持って取り組むということです。
当社の仕事面で言えば、営業開始時間にゆとりを持って出社する、挨拶をする、机上の整理整頓、
コール数等様々ですが、自分の行動次第で整えられる基本の姿勢のことです。
一方で、受注するやコールでアポイントを獲得する等は、
相手のあることで自分の努力だけでは結果が生まれない可能性もあります。
そこで、まずは自分でコントロール出来る行動を責任を持って取り組めば
自ずと結果はついてくるものですし、周囲からも評価されるのだと考えます。
例えば、業務中に何かが気になってコールに集中出来なかったとします。
コール数も目標に不足し、もちろん売上にも繋がりません。
結果にフォーカスせず、何かが起こっています。
前回も取り上げさせて頂きました、当社に入社した社員は必ず受ける、
「“デキる”ビジネスパーソン講座」でいうところの、結果にのみ目を向けて
今やるべきことを即座にするという意識でずっと働き続けている状態が実行されていなかった
ということでしょう。
余計なことを考えず、設定した目標にのみフォーカスして日々業務に取り組んでいるか。
まずは取り組む姿勢を大事にしたいと思います。
結果、目標が達成出来ればそこで自信をつけることが出来、成長に繋がります。
また、達成出来なかった場合は原因を考え対策を取ります。
対策を取ることで次回目標達成をイメージ出来、達成の可能性が高まりこれでまた成長出来ます。
ここで重要になってくることが、
対策は自分でコントロール出来る行動として対策を取るということです。
よし、明日は頑張るぞ！！という気合論ではなく、具体的に○○を行うという行動です。
行動が変わり成功すれば自信が付き成長する。
そこでうまくいかなければ、また何か行動を変えて成功をイメージすることで成長する、
の日々繰り返しです。
私自身、この日々の目まぐるしい変化になかなか適応出来ずくじけそうになったこともしばしばありましたが、その度に基本の姿勢を見つめ直すようにして軌道修正をしてきました。
仕事に限らずプライベート面でも、何か良い結果が出せずに悶々としている方がいらっしゃいましたら、ご自身の基本の姿勢を今一度見直し、
改善出来るところがあれば行動を起こしてみてはいかがでしょうか。
繰り返しになりますが、私は目標に向かって真摯に誠実に行動を起こしていれば
結果は自ずとついてくるものだと信じています。
私は現在、エッジコネクションで、取締役という立場で実質的なナンバー２を務めています。
そのため立場上、多様な話題で社長とコミュニケーションをとることが多く、
自分にとって突拍子もないことが降りてきたり、
正直いまは考えたくはないことなどを話さないといけない場面があったりと、
頭と心の準備が整っていない話題について、対応しなければいけないケースもよくあります。
このような状況は、中間管理職はよく起こっているのではないでしょうか？
今回は、そのようなときに私がどのような発想で咀嚼しているかを伝えます。
まず、自分にとっては脈絡がつかめない突拍子もないことが降りてきたとき
何を目的として話を進めればよいのか、確認をとるようにしています。
上司は大きいスケールで話を始めている可能性が高いので、
どの点について答えていかないといけないのか、きちんと把握しないと、
今の自分の見ている視点では把握できず混乱してしまうことがあるからです。
次に、無理難題だと感じた際は、それを理解しようとせずにできませんと伝えるということは
上司の能力を否定しているということだと考えています。
大前提として、上司は無理難題を与えて、部下を潰してしまうはずがありませんし、
潰してしまっては上司にとってもマイナスです。
つまり、上司が与えている目標や課題は、無理難題ではないはずなのです。
上司より未熟な自分だからこそ、私にイメージできていない部分がきっとある、と考えるべきなので、
自分が見えていないところを聞きに行きます。
このようにして話や指示の目的を理解し、わからない理由を一つずつ丁寧に消していけば
ほとんどのケースで視界が開けていきます。
とはいえ、場合によっては理屈は理解できたものの、それでもなんだか心がおいつかないとき、
まだ言語化できないような懸念があるかもしれないと感じるときもあります。
そのようなときは、出た結論をしっかりと受け入れるため、一晩おきます。
そうすると、私の場合はだいたい一晩おけば心がついてくるようになります。
前方が見えない道をただただ上司を信じて進んでるだけで不安だった昨日が、
単純に、たいしたことはなかった、想定していない課題に頭がついていかなかっただけだと、
解釈しています。
いかがでしょうか？
ここで、くれぐれも注意して頂きたいのは、
これらは、私の上司が会社の社長だから成り立つ心得ではなく、
自分の上司となった人は、自分より有能だから上司になっている、ということを世の中の仕組みとして
理解するべきという点です。
上司より有能な部下を、会社はそのままにすることは基本ありません。
事業がきちんと成り立っている会社においてはそんな構図は成り立っていないはずです。
当たり前なことですが、ここを自分視点ではき違えて、自分の上司を無能だと思い、
上司からの指示や課題の咀嚼を諦めてしまう人もいるのではないでしょうか。
万が一、本当に部下の方が上司より有能な場合、
上司に対して自分がやるべき指示や課題を確認しにいってください。
自ら指示や課題を設定しに行き、上司の承認をもらうのです。
そうすれば咀嚼できないということもなく、円滑に進められると思います。
このように、社会の仕組みを理解するとともに、上司にリスペクトをもちながら
丁寧に咀嚼すれば、無理難題だ！ しんどい！と思うことは減っていくと思っています。
とはいえ、私が完璧にできているかというと、まだまだ100％の自信はありません(笑)
頭でわかっても、きちんと行動に移すということは難しいですね。
物事がどうも上手くいかない場合、人は通常、何故なのか どうすれば良いのか ということを考えます。
例えば、友人と待ち合わせをしていて家を出たが雨が降って来たため傘を取りに自宅へ戻り、待ち合わせ時間に遅れてしまった、ということがあったとします。
この場合、友人に、「ごめんねー、雨が降りだしたものだから傘を取りに帰って遅れちゃったー。」と謝るか、「ごめんねー、天気予報チェックし忘れたものだから傘を取りに帰ることになってしまったのよ、準備が悪いね私って。」
大きく分けると上記の二通りあると思います。
前者は、とりあえず謝罪し一件落着。
後者でしたら、謝罪の後に何かしらの行動が生まれます。
出掛ける前に天気予報チェックをして天気が悪そうだったら折りたたみ傘を持参する等の行動、これによって次回同じことを繰り返さないという結果を生みます。
私の場合は、物事が上手くいかない場合は他人のせいにはせずとも、何かと仕方がない と諦めてしまう方でした。
上記の例ですと、雨が降り出してしまったのだからしょうがない です。
当社では、入社後の研修のひとつに、「“デキる”ビジネスパーソン講座」というものがあります。
世の中で、“デキる”や、“優秀”と呼ばれる人たちの考え方や行動を身につけるために行われます。
一読しますと、ふむふむと確かに納得する内容なのですが、入社当時は、日々の自分の行動に置き換えて考えると、なかなか実行は難しいものだと感じた部分が多々ありました。
「“デキる”ビジネスパーソン講座」の中に、より良い結果を出すための考え方として、自責で考えることで何かしらの反省をして改善しようという気持ちになれるということが成長に繋がるというトピックがあります。
昔から数え切れないほどの反省を繰り返してきた私です。
この部分には親しみを感じたのですが、はたと気づけば、以前は反省して落ち込んで終わっていることが多かったように思います。
失敗の後は、落ち込んで気分転換をしながら気持ちが晴れるのをじっと待っている状態でした。
成長ゼロの状態です。
自分に起こったことは全て自分が原因で引き起こしてしまったこととして受け入れる。
ここは同じなのですが、だからしょうがないと諦めるか、この状況から一刻も早く脱するには自分は今どうすればよいのか、何を行えば良いのかという目線で、今では考えられるようになりました。
もちろん、現在も完璧な自分では全くありませんが、以前の私のように気分があがるのを待つばかりの人がいましたら、せっかくなら、今何をすべきかという目線で考える、まずは行動を起こすということから始めてはいかがでしょうか。
そうすることにより待つだけでなく自分から前向きに過ごすことが出来るようになりますので、気分転換の方法を模索する以外にも少し意識してみてはいかがでしょうか。
私は現在、チームをみる業務をしています。
そこで、自分がチームをみる前と今で変わってきている点を考え、まずは自分はどういう人物なのか自分を振り返るところから始めました。
これまで自分は他者からどういう風に見られてどういう指摘やアドバイスを貰うことが多かったか、その時に自分はどう動くことが多かったのか。
振り返ると、今のところ“学校”というコミュニティに属する期間が一番長いので、学生時代のことを振り返ってみました。
私の小～高校生までを一言で表すと“何かと先生に怒られてる人”でした。
今同級生に聞いてみても、私のイメージをそのように語る人が殆どだろうなと思います。
そして怒られた時の言動は、まずは「でも自分はこうだから！」といった自論を自信満々に語ってそのまま突き通してしまうタイプでした。
エピソードは多々ありますが、怒られる時の内容は決まって「～～はしちゃいけない。なぜなら…」と、
今思うと自分の今後や評価に関わる部分を、言わば最短で軌道修正できるルート(答え)をくれていたなと思います。
当時は叱られている理由を深く考えることも無かったですし、反抗期だったり10代特有の諸々もありますので、
ただ頭ごなしに怒られてるんだと解釈して「自分はこうだから！」を突き通してたので、あの時は凄くもったいないことをしていたんだなぁと、今更ながら思います。
今になっては笑い話として同級生とのネタとなっているのは言うまでもありませんが、社会人となるとそういう訳にはいきません。
現在の私は、仕事でチームを管理する立場となり、自分のことでは無くチーム全体の物事を円滑に進めるべく指摘やアドバイスを行っているのでイメージがしやすいのですが
学生時代私に指摘をして頂いていた方々を今の自分に置き換えると、あの時の指摘の本意はこうだったのか、と理解出来ます。
同時に、もっと早く気づければ良かったのに！とも思います。
職種や会社によって求められることや評価基準が違うことは当たり前で、
その小さなコミュニティ内で自分のポジションを作っていくことになりますが
ここで、学生時代の「自分はこうだから！」を発動し懲りずに同じことを繰り返すとどうなるか、それなりに社会経験を積んだ人であれば容易に想像がつくと思います。
仕事においては「やったことないから無理」や、上手くいっていないのにも関わらず「自分の考えがあるから」と、試すことが出来なかった経験が多い私ですが
どれも時間が経つと『あの時やっていれば良かった』となるのです。
このサイクルは何も珍しいことではなく、自分よりも上の立場である上司やそのまた上司は自分よりも高く広い視点から物事を見て動いているから当然ですし、上司や目上の人達からの指摘やアドバイスは全て自身の成長のための道筋を作ってくれているのだと考えられるようになりました。
ここまで、改めて言われると当然のように感じると思いますが、
私のように「自分はこうだから！」という自論で突っ走ってしまいがちな人も多くいるのではないでしょうか。
私もまだまだ偉そうには言えませんが、これを読んでハッとした方、私ほどの時間をかけずに他者視点からの指摘やアドバイスをスピーディ行動に移して自分の成長に活かすきっかけとして頂けたら嬉しいです。
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