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展示会は、出展した展示会のテーマに即したニーズを持つ企業のリード情報を確実に手に入れられる有効な手段です。
本日は、展示会からの商談数を最大化するためのポイントを解説していきます。

 

展示会からのリード数・商談数を増やすためのポイント

展示会出展を成功に導くには、以下の手順で準備を進めていきましょう。

展示会の事前準備

まず、展示会への出展を決めた段階で準備しなければならないことを紹介します。

メルマガや電話による事前集客の実施

そもそも、展示会に出展することを展示会に来て欲しい人達に告知する必要があります。
展示会の主催者側がある程度集客はしてくれるはずですが、ぜひとも来場して欲しい企業がいる場合、メルマガや電話などで直接先方に告知をすることが重要です。
その他、自社Webサイトなど、考えられるすべての媒体で告知を行い、可能な限り多くの来場者を集めましょう。

目標とターゲットの設定

展示会にて、ただ漫然と自社商材を並べるだけでは成果を最大にすることはできません。
展示する商材ごとにどんな企業をターゲットとするのか決めておかないと、対応するスタッフが集めるリードにバラつきが出てしまいます。
また、名刺交換がゴールなのか、はたまた、ブース内で商談を行うことがゴールなのか。
さらに細部を詰めると、商談で成約を取ることがゴールなのか、先方に訪問する約束を取り付けることがゴールなのか、そして、それぞれの目標件数はいくつか、という形で目標を明確にしなければ、この後の準備の精度が甘くなってしまいます。

ノベルティやチラシの準備

ターゲットと目標が決まったら、当日で配布するノベルティやチラシを準備します。
普段から営業活動で使っているチラシを活用することも可能ですが、展示会にて目標としていることやターゲットとしている企業が明確なのであれば、それらに合わせてチラシを作り変えたほうが、効果が最大化できます。
ノベルティに関しては、個人情報の代わりに渡すことになるはずですので、来場者が欲しがるものは何なのかしっかり情報収集しましょう。

展示会用トークスクリプトの準備

ブース来場者と商談を行う際、通常の商談とは異なり、展示会独自の目標が決められているはずです。
具体的には、例えば、通常の営業では個別提案書を持参することが次のステップのとき、展示会ではたくさんの事例が展示されているのでそれらの事例を見ていただきながら、いきなり見積もり提出の諸条件のヒアリングができてしまう、といったことも考えられます。
そのような商談の進め方の変更について、器用なスタッフはすぐに対応できるかもしれませんが、そうではないスタッフは事前の練習やイメージがないと成果が出しにくくなってしまいますので、トークスクリプトを準備しておく必要があります。

展示会当日

次に、展示会当日で気をつけておかなければいけないことをご紹介します。

リード獲得と商談獲得の担当を分ける

展示会来場者には、名刺交換程度で終わる来場者とブースでしっかり話を聞きたい来場者がいます。
このとき、商談力があるスタッフが名刺交換に追われ、逆に、まだ新人のスタッフが商談をしていたら機会損失が発生します。
新人スタッフは名刺交換やリード獲得に専念させ、興味がある来場者を商談担当のベテランに引き継ぐという流れをしっかり確立し、各々の役割に応じた対応を徹底しましょう。

名刺交換の徹底

そもそも論ですが、来場者と話が弾み、名刺交換を忘れたまま立ち去られてしまっては展示会に出展した意味がありません。
よって、名刺交換やリード獲得を担当するスタッフには獲得する名刺やリードの目標数を設定し、展示会が毎日終わるたびに進捗確認を行うと良いです。
担当者間でそれぞれの枚数や件数を発表し合うことで、競争が刺激され、パフォーマンスが上がる可能性があります。

展示会後

展示会が終わったからと言って終わりではなく、むしろここからが本番です。

メールや電話によるアプローチの実施

集まった名刺やリードに対し、商談を組んでいく作業が必要になります。
そのためには、メールや電話でアプローチを行い、アポイントを獲得していく必要があります。詳細は後述します。

 

展示会後に商談数を増やすための施策とポイント

具体的に、展示会で集まった名刺やリードを商談化するためのポイントを説明します。

リード情報をデータ化する

まず、名刺やアンケートなど、紙媒体で取得したリード情報をデータ化する必要があります。
データ化しなければ、メールも送れません。
比較的手間のかかる作業ですが、会期後のスピーディーなフォローのために、早急に取り掛かりましょう。

お礼メールを送付する

データ化が終了したら、来場者や名刺交換をした方々にお礼メールを送りましょう。
商談を希望する方向けの申し込みフォームがあるとなお良いかもしれません。
どのようなメールが最適なのかは、展示会にて名刺交換をすると様々な企業から同様のお礼メールが届きますので、一番自分が心を揺さぶられたメールを参考に構築すると良いです。

電話でのアプローチを行う

メールを送ったら終了ではなく、電話でもフォロー活動を行い、アポイント獲得を狙いましょう。
むしろ、展示会に参加した方は様々な企業からお礼メールをもらってるはずで、埋もれている可能性が高いです。
よって、この電話フォローが商談獲得のための肝です。

この際、外部のテレアポ業者に依頼するのが有効です。
なぜかというと、現場にいたスタッフは名刺やリードを獲得した方の反応を知っています。
「興味なさそうだったな。」と思った先へは、自ずと電話フォローへのモチベーションが下がります。
しかし、その方はたまたま忙しくて早く帰らないといけなかったかもしれないですし、商材に興味があったけど担当者との相性で興味がないように見えたかもしれません。
その点、まるっと外部のテレアポ業者に電話フォローを委託することで、そのような先入観なくアポ取りを行ってくれ、アポイント数が最大化する可能性があります。
当社もそのような業務を行っておりますので、ご要望がありましたらお気軽にご連絡ください。

ナーチャーリング施策（メルマガやセミナー）を実施する

お礼メールにも反応せず、電話フォローもアポイントにならなくてもそのリードは有効です。
具体的には、ハウスリストとしてしっかり管理し、メールマガジンを送ったり、セミナー開催時に招待したりします。
こうすることで、後々にニーズが発生した際に、自社を思い出してもらいやすくなります。

 

展示会の営業はどのような流れで行う？

展示会出展決定後の準備から、展示会当日、展示会後のフォロー活動と、一連の流れをご説明しました。
その中でも展示会当日の成果を最大化するポイントをお伝えします。

展示会時の営業の流れ

展示会時に営業を行う最大のポイントは、ブースに呼び込む担当とブースに呼び込んだ後に簡単な説明をする担当、そして最後に、詳細な商談をする担当と、明確に3つの役割を決めることです。
この内、呼び込む担当と簡単な説明をする担当など、隣り合う担当は一人のスタッフが兼務しても構いません。
しかし、一人が兼務できるのは2つまでです。
背景は、詳細な商談をする担当は一番商談力があるスタッフのはずですが、そんなスタッフが呼び込みを行うのは商談力の無駄遣いです。
また、商談に時間が取られてたら呼び込みになんて出れません。
このように、3つすべてを一人が行おうとすると非効率だからです。
よって、役割分担をしっかり行い、効率よく来場者を詳細な商談につなげましょう。

当日に商談化させるコツ

役割分担をしっかり行うことで、商談力のあるスタッフが商談に集中できるようになります。
それだけでも、商談化できる可能性が高まりますが、展示会という環境を活かし、普段は提案書やデモなどで説明している内容を実際に展示してしまってください。
これにより、その場で内容が確認できますから、来場者にも親切ですし、営業工数もカットできます。

 

展示会リードが商談につながらない理由

最後に、展示会リードがなかなか商談に繋がらない理由でよくあるものをご紹介します。

展示会の事前準備が足りていない

よくある展示会を有効活用できていない理由の一つが、事前準備ができていないことです。
展示会にて狙うターゲットや展示会での商談の目的、目的にうまく誘導するための各種資料作成、当日の役割分担などなど、展示会には様々な準備が必要ですが、それらが足りていないと、当然ながら成果は下がってしまいます。

リードへのアプローチが遅い

展示会で集まったリードへのフォローの効果が最大となるのは、展示会終了後から可能な限り間を置かないタイミングでフォローすることです。
逆を言えば、フォローが遅ければ遅いほど、成果は下がってしまいます。
その主な要因は、一つはすでに別の業者に決めてしまうことです。
何かしらのお困りごとがあるからこそ展示会に来場したわけですから、放っておけば何かしらのソリューションを導入してしまうのは当然のことです。

もう一つの要因は、当日、ブースで受けた説明などを忘れてしまうことです。
せっかく説明したのに忘れられてはもったいないですし、もっと良くないのは、「今頃フォローしてきたのか。営業の対応が後手だな。こんな企業と付き合っても良いサービスは受けられないだろう。」とむしろフォローが逆効果になる可能性すらあります。

 

展示会の商談化率を上げよう！

展示会出展には、出展自体に費用がかかりますし、様々な面で準備の手間がかかるのも事実です。
しかし、その一方で一定程度のニーズがある方の個人情報が手に入るという展示会でしか得られないメリットもあります。
このコラムにてご紹介したことを念頭に置き、展示会を活用してぜひともマーケティング効果を高めてください。