Edge Connection

今のテレアポリストは最適ですか？新規開拓にて、テレアポでアポイントを獲得する際、電話をかける先となるリストが必要になります。
今回は、効果的にアポを獲得するためのテレアポリストの作成方法を詳しく紹介します。初心者の方でもこれだけ見れば、今日からすぐテレアポリストが作成できます！

テレアポリストの作り方

ターゲットを明確にし、データを収集する

テレアポリストを作る際、まず重要なのがターゲットを明確にすることです。
どのような企業をターゲットとするのかを明確にしない限り、どのような情報を集めてきてテレアポリストとすれば良いのかわからなくなります。
また、この際、各営業スタッフにそれぞれターゲットを考えさせるのではなく、営業責任者など経営層がターゲットを決めることが重要です。
なぜかというと、営業スタッフそれぞれがターゲットを考えてしまうと、複数のリストが必要になる可能性が高く、営業スタッフごとに好みが分かれてしまうため、一元管理もできず、人事異動や退職の際の引き継ぎも難しくなってしまいます。
よって、「従業員数が50～300名で店舗系ビジネスを展開している企業」などというように、経営層がターゲットを定義し、そこからテレアポリストの作成に入ることが重要です。

架電リストを集める

ターゲットが定まったら、いよいよテレアポリストの作成に入ります。リストの入手先としては以下のようなものがあります。

企業の Web サイト・ポータルサイト

まず、一番活用しやすいのは企業のWebサイトに記載されている代表電話番号です。企業によっては、拠点ごとや部署ごとの電話番号も記載されていることがあります。
また、ポータルサイトと言われるような、たくさんの企業情報が載っているサイトも活用できます。
求人サイトやグルメサイトなど、業界ごとにポータルサイトは展開されていますので、自社のターゲットに合致するポータルサイトはブックマークしておくと良いでしょう。
それ以外に、業界団体のWebサイトも活用できます。
“〇〇業界　一覧”ですとか、“〇〇（業界名）　協会”などで検索すると、業界団体のWebサイトがヒットすることがあります。このような業界団体のWebサイトには加盟企業一覧が掲載されていることが多く、また、そのような業界団体に加盟する企業ですから、業界の中でしっかりしている企業である可能性が高いため、質の良いリストを作ることができます。

入手した名刺

一度入手した名刺（個人情報）もリストになります。
商談から成約した企業は、担当者の個人情報が“既存顧客”として扱われていきますが、成約しなかった企業の担当者の個人情報についてはきちんと管理しているでしょうか？
企業は3～6ヶ月毎に人事異動があります。
そうすると、担当者の変更により、会社や部署の方針が変わり、ビジネスチャンスが生まれることがあるのです。
成約しなかった企業の個人情報もしっかり保管してリスト化しておき（ハウスリストと呼びます）、定期的にその後の状況を伺うような体制を作りましょう。
数ヶ月前からは想像もつかない好意的な反応に変わり、成約が生まれることも必ずあります。

IP アドレス

インターネットに接続されている機器には、インターネット上の住所であるIPアドレスが割り当てられています。
このIPアドレスですが、インターネットに接続されるたびに変わってしまうものと、固定で同じIPアドレスとなるものがあります。
情報セキュリティ上の観点から、企業においては固定のIPアドレスを選択しているケースが多いです。
なぜなら、固定IPアドレスにすることで、「このIPアドレスからの接続は当社なので繋いでください。それ以外は接続しないでください。」といった設定ができ、セキュリティ上安全だからです。
裏を返すと、IPアドレスがわかるとどの企業が接続してきているかが高い確率でわかるのです。
この特性を利用し、所定のWebサイトにアクセスしてきた機器のIPアドレスを特定し、そのIPアドレスから企業を割り出してリスト化するというツールがあります。このようなツール提供会社と契約すれば自動でリストができていきます。
ただし、あくまでその企業からアクセスしてきたということはわかりますが、「誰がアクセスしてきたか」まではわかりません。
よって、テレアポリスト作成に一役買うのは事実ですが、「どのような企業からニーズがあるかを調べるためのツール」という考え方で利用するのも一つです。

購入した企業リスト

詳細は後述しますが、帝国データバンク、東京商工リサーチ、その他各種データベース提供企業からリストを購入するのも有効です。
ただし、リストの正確性は各企業によって千差万別です。
想定していた精度と全く異なるものが納品された場合、その費用は無駄になってしまいますので、発注前に先方の営業担当者としっかりすり合わせておくことが重要です。

SNS

SNSもテレアポリストを作るときに活用できるツールです。
Linkedinやeightなど、企業名や部署名、役職名などもオープンにして活用することが当たり前のSNSがあります。このようなSNSから担当者名などの情報を拾うことは可能です。
ただし、SNS利用者の中には、このようなテレアポリストに加えられることをよく思わない方々もいらっしゃいますし、そのような使い方をしても良いかは各SNSの最新の利用規約にもよります。
よって、SNSはテレアポリスト作成の手段としては可能ではありますが、どうしても他のテレアポリストでの成果が出ないときの、最後の手段として考えたほうが良いです。

リストを表で整理する

このように作成、収集したテレアポリストですが、個別に管理するのではなく、どのような属性のリストを何件保有しているのか、すぐに確認できるようにしておきましょう。
そうすることで、どのようなテレアポリストからどれくらいのアポイントが生まれているのかをすぐに確認できるとともに、どのリストが枯渇してきているかもわかりますので、新たにどのテレアポリストの作成を優先すべきか素早く判断できます。

テレアポリストを作る際のポイント

前段で、どのような情報源からテレアポリストを作ることができるのかご説明しました。
次に、実際にテレアポリスト作成の際に気をつけなければいけないポイントを紹介していきます。

顧客の基本情報が記載されているか？

テレアポリストという観点では、会社名と電話番号さえあれば電話をかけてアポ取りをすることは可能です。
しかし、その後の再利用という観点やどのようなテレアポリストの反応が良かったかを後々検証することから考えると、会社名と電話番号だけでは不十分です。
参考までに、以下のような基本情報を記載する欄を作っておくと良いでしょう。

・会社名
・代表電話番号
・URL
・業種
・従業員数
・部署名
・担当者名
・担当者メールアドレス
・担当者電話番号
・最終コール日
・コール結果
・コール内容
・次回コール日

アポにつながるよう基本情報が入手できているか？

基本情報がどういった項目かわかったら、可能な限りこれを埋めていくことがアポに繋がる近道だということがわかるかと思います。
担当者名やその方の部署名を聞き出すことで、次回以降のコールの際にその方を指名し、受付の方に「営業お断り」とシャットダウンされる確率を減らすことができます。
また、メールアドレスを聞き出すことができれば、効果的な資料を送ることでアポイントになるかもしれません。
このようにコールを重ねるたびに、基本情報を埋めていく、ということを徹底しましょう。

ヒアリングした情報を記載しているか？

基本情報のうち、【コール内容】の欄には、電話で話した内容を可能な限り正確に記載しましょう。
せっかく電話口で「来月だったら時間が作れる」と言われたのに記載がなければ、適切な時期にコールができずアポイントを逃してしまいます。
また、そのタイミングで実際にお話ができたとして、前回話した内容を会話に持ち出さないことで、前回とは全く違う反応をされてしまい、話が盛り上がらなくなることも考えられます。
電話口で伺った内容はしっかり記録するという意識を持つようにして下さい。

最新データであるか？

当然のことですが、基本情報の内容が古ければ、アポイントは取れません。
前回伺った担当者が人事異動している場合、後任の方の名前を伺って担当者名の欄を上書きしておくなど、基本情報が古いことがわかったらすぐに最新の情報を入手しましょう。
入手できなかった場合は空欄にし、古い情報に基づいた営業活動が行われないようにしましょう。

誰でも分析できるか？

テレアポリストを作る際のポイントは、“テレアポを効率的にするため”ということは大前提として、最も重要なのは、“その後に誰でも分析できるようにすること”です。
基本情報にコール結果があることで、業種ごとのコール結果、従業員規模ごとのコール結果がわかったり、コール内容を見ることで「どのようなことを言った担当者はその後に契約をする可能性が高い」とわかったりと、色んな観点で分析できます。
そのような分析を誰でもできるような環境を作っておくことで、意外な営業戦略を思いがけない人が気づくなんてこともあり、新たな可能性が発見される確率が高まります。

テレアポリストを管理する際の注意点

テレアポリストを作成し、コールをしながら情報を蓄積させていく重要性もご理解いただけたかと思います。
次に重要になってくるのが、そのテレアポリストを適切に管理することです。
管理が杜撰ですと、せっかく集めた情報も有効活用されず、宝の持ち腐れになってしまいます。テレアポリストの管理の際の注意点を説明していきます。

リストを 1 つにまとめる

まず、重要なことはリストを1つにまとめて管理するということです。
各営業スタッフのデスクトップのエクセルに置いてある、という状況だと、他のメンバーと情報共有がなされず、最悪なケースとしては同じ企業に複数人が営業しているといったことも発生し、クレームの恐れがあります。
よって、テレアポリストは必ず一箇所で一元管理し、営業マーケティング活動に関わる全員が等しくアクセスできるようにしておく必要があります。

リアルタイムで更新できるようにする

複数人が同じリストを閲覧、更新するようになると、問題になってくるのがリアルタイム性です。
データを更新してもその反映までタイムラグがあると、最新の状況に基づいた営業活動ができません。
例えば、誰かがコールを行ってお断りされた企業に対し、情報の反映が遅れたが故に、数分や数時間後に再度別の担当者がコールし、クレームになってしまうことも考えられます。
情報の更新がリアルタイムで反映されるには、WebデータベースやSFA/CRMツールへの投資が必要になる可能性がありますが、必要な投資として前向きに検討していく必要があります。

重複を避ける

複数人が同じテレアポリストを更新し、リアルタイムで反映されたとしても企業データに重複があると、同じ企業に再度コールしてしまうなど様々な問題が発生します。
このような事態を防ぐには、やはりSFA/CRMツールの導入が効果的です。
ツールを用いることで、会社名や電話番号など、特定のキーで重複しているかどうか確認してくれ、重複したデータが保存されるのを防ぐことができます。

ターゲット外の企業を適切に管理する

ターゲットだと思ってリスト化したのに、実際は違ったというケースも発生します。
具体的には、以下のようなケースです。
・廃業していた。
・業態転換していた。
・親会社や子会社など管轄が別会社だった。

これらのうち、業態転換や別会社管轄はWebサイト上ではターゲットであるように見えているはずです。
このような企業をリストから削除してしまうと、新たにテレアポリストを追加する際に、まだリストアップしてなかった企業として再度追加してしまう可能性があります。
よって、テレアポリストから削除するのは廃業のみとし、Webサイト上ではターゲットと認識できる企業はテレアポリストにそのまま残し、コール結果やコール内容のメモ欄にてターゲット外だったことがわかるようにしておきましょう。

テレアポリスト購入も一手！購入のメリットは？

ここまでは自社でテレアポリストを作成し、そのリストを活用していかに営業効率を高めていくかという話をしてきました。
ただ、テレアポリストに関しては、自社で作成する以外にも専門の業者から購入するという方法があります。そのメリットについて説明します。

リスト作成の時間を削減できる

当然のことですが、テレアポリストを自社で作成すると、一つ一つの会社名を検索し、そこからURLや電話番号を拾っていくという作業が必要になります。
リスト作成ツールを活用して一気にダウンロードするということもできなくはないですが、そのようなツールで作成したリストには対象外となる企業が入ることも多く、最終的には目視による確認が必要になります。
その点、質の良いリストを保有している業者に依頼することで、このような手間を一気に解消できます。

特殊なリストを入手できる

帝国データバンクや東京商工リサーチは、各企業の詳細な情報を保有しているのが特色です。
例えば、社長の出身地や出身大学、創業から何年経過しているかなど、個別企業にインタビューするという業務を行っているからこそ入手できる情報を、たくさん保有しています。
そして、そのような独自情報を基準にしたリストを入手できるのが特長です。
具体的には、以下のようなリストです。

・社長が〇〇県出身の企業
・過去3年売上が上がっている企業
・社長が○○大学出身の企業
・創業30周年の企業

このようなリストを自社独自で作成するのは不可能に近く、購入するほかありません。

リスト作成を外注する場合の安全で効果的な外注先選びのポイント

テレアポリストを購入するメリットはおわかり頂けたかと思いますが、その際の外注先を選ぶポイントを説明します。

セグメントが可能であるか？

そもそも論にはなりますが、ターゲットとなるセグメントのリストを保有しているかどうかを確認しましょう。
あえてこのようなことを記載するのは、実はターゲットとして想定しているセグメントが自社独自のセグメントであり、他社に問い合わせても通用しないというケースがたびたび存在するからです。
自社でターゲットとしている属性の企業の分類が更に細かくなっていくのは、自然な流れです。
その流れのまま不足している部分のリストを購入しようとしても、そのような細かい分類は他社では対応できないということもありえますので、注意してください。

自社に合った情報が入手できるか？

テレアポリストを管理する際は、基本情報をしっかり定義づけることが重要という話を先程しましたが、購入したリストが基本情報を網羅しているのか確認してください。
全ての網羅は難しくても”70～90％”くらいは網羅してほしいところです。
網羅していない場合、結局自社で足りない情報を足していくことになりますので、購入する意味合いがかなり下がってしまいます。

不正入手した情報ではないか？

個人情報保護法が年々厳しくなっており、個人情報の取扱いは注意が必要です。
特に、本人の許可を得ないままの営業行為は禁止です。
よって、個人情報の提供ができるという業者に対しては、なぜそのようなリストを提供できるのかしっかり確認する必要があります。
また、個人のリストではなくても、「どうやってその情報を手に入れたの？」と思うようなリストを提供できるという業者はたびたび存在します。
そのような業者からのリストを取り扱う際は、リストを購入する前に、「電話をかけた際、なぜそれ（個人名、個人電話番号、何らかの情報など）を知ってるんですか？と聞かれたら、なんと答えれば良いですか？」と聞いてみてください。
そこで納得がいく答えが返ってこない場合、不正に入手された情報に基づくリストである可能性が高いですので、購入しないでください。

成功事例から学ぶリストの質の高め方

ここからは具体的な事例を用いて、テレアポリストの営業効率をいかに高めていくかということについて説明していきます。

ハウスリストの活用

ハウスリストとは、個人情報を入手したものの成約に至らなかったリストのことです。
問い合わせが入った、テレアポからアポイントを頂けた、展示会の時にブースに立ち寄ってくれたなどなど、企業には様々な経路で個人情報が蓄積していきます。
それらの個人情報ですが、初回の商談から提案を行い、成約になれば既存顧客として管理されていきますが、成約にならない場合、そのままテレアポリストの中に眠り、活用されないケースが多くあります。

テレアポにおいてコールを行う中で、30～40％のコールが受付で止められます。
いわゆる「営業お断りです」ですとか、「担当者名がわからないとつなげません」ですとか、「問い合わせページから連絡ください」というケースです。
この点、ハウスリストは個人情報が入ってますので、「〇〇部の～～さんお願いします。」という呼び出しができますから、30～40％の割合でストップがかかっていたコールが有効になります。
初回の提案で失注し、半年以上経過した先を新たなテレアポリストとし、再度コールを行っていくことで、リストに対して5～10％のアポイント取得が期待できます。

部署代表番号の把握

大企業には2つの代表番号があるのをご存知でしょうか？
ひとつは大代表と言われたり、交換台ともいわれたりするもので会社全体の代表番号です。もうひとつは取り次いだ先の部署の代表番号です。
この大代表ですが、大企業の場合、営業電話がかかったときの対応はマニュアルに沿って進められます。
端的に言えば、断るか繋ぐかの2択であり、誰が電話に出たからと言ってマニュアルに沿って対応が進められますから変わりません。

一方、部署代表番号の場合、専門の受付の方がいるわけではなく、日々の業務をしながら手が空いている人が電話に出るケースがほとんどです。
そのため、きちんと話を聞いてくれるか、切られてしまうのかは誰が出るかにも左右されます。
よって、大企業のアポを狙う場合は、いかに部署代表番号を入手するかが鍵になります。
この部署代表番号の探し方ですが、ホームページに載っていたり、プレスリリースに載っていたり、求人サイトに載っていたりと様々です。
気づいた人がこまめにテレアポリストに追記し、たくさんの部署代表番号を載せていくことが今後の営業効率アップの鍵になります。

 

テレアポリストを作成して営業の効率を最大化しよう！

いかがでしたでしょうか？一言でテレアポリストと言っても、色々と考慮しないといけない点がたくさんあることがおわかり頂けたかと思います。
その一方、それらを考慮して質の良いテレアポリストを保有することが、企業の競争力になることもおわかり頂けたかと思います。
良いテレアポリストは一朝一夕では完成しません。
すぐにそのようなリストの整備に取り掛かり、日々情報を蓄積させていきましょう。