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2021.10.15

上司の時間を無駄にしない相談の仕方

成長論
成長論 / 高木 結衣

日々仕事をしていく中で、「これってこれでいいのだろうか?」など上司に相談をする場面が多々あると思います。
私も毎日上司や先輩社員に相談をしながら仕事を進めています。

しかし、相談というのは自分の時間だけではなく相手の時間も頂いています。
仕事の効率も考えたときにいかにスムーズな質問や相談をすることが重要です。
今回はお互いに時間を大切にできるように弊社で実施している具体的な相談の仕方をご紹介致します。

まず、相談をする前に見直すポイントが2つあります。
1. 相手に声をかける前に自分が何を知りたいのかを考え、言語化できるようにすること。
2. 「確認」「質問」「相談」のどれに当たるかを考えること。
この2点に気をつけ、概要と所要時間を加えるだけで下記のような相談になります。
「◯◯さん、今よろしいでしょうか?先程、届いたメールの件で、返信の仕方でご相談させていただきたいのですが、3分ほどお時間よろしいでしょうか?」

この文であれば、相談を受けた人も「この子はメールの返信の仕方で私に相談をしたいのだな」と何について聞きたいのか分かりやすくなります。
「で、具体的にどんなメールなの?」と相談が始まり、私はこう考えています、こうしたいですと伝え、「それでいいと思います」「それではなくこうしたほうがいいのでは?」でスムーズなやり取りがしやすくなります。

相談の仕方がうまくない人は思い立ったらすぐ話しかけてしまう傾向があるため、考えが自分の中でまとまっていないという状況になります。
私も入社当初は「〇〇さん、このようなメールが届いたのですが、どう返信したらいいですか?」のような状況の説明から入ってしまい、「結局何が聞きたいの?」と受け手が理解できないことや「どうしたらいいですか?」という学生のような丸投げの相談をしていました。

いきなりでできないという方もいらっしゃると思いますがまずは「相談しよう!」と思ったときに頭の中を整理したり、紙に書いたり訓練することで考えることに慣れていきましょう。
自然とこの流れができるようになります。
身近な先輩社員の方の相談の仕方を見てみるのもいいかもしれません。

これらが絶対ではないですが、ハッと思った方は是非ご活用ください。

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